Sa më shpesh që pranoni dhe dërgoni letra, aq më shumë korrespondencë ruhet në kompjuterin tuaj. Dhe, sigurisht, kjo çon në faktin që disku del jashtë hapësirës. Gjithashtu, kjo mund të çojë në faktin se Outlook thjesht ndalon marrjen e letrave. Në raste të tilla, ju duhet të monitoroni madhësinë e kutisë suaj postare dhe, nëse është e nevojshme, fshini shkronjat e panevojshme.
Megjithatë, për të liruar hapësirën, nuk është e nevojshme të fshini të gjitha letrat. Më të rëndësishmit mund të arkivohen thjesht. Si ta bëjmë këtë ne do të diskutojmë në këtë manual.
Në total, Outlook siguron dy mënyra për të arkivuar postën. E para është automatike dhe e dyta është manuale.
Arkivim automatik i email-it
Le të fillojmë me mënyrën më të përshtatshme - kjo është arkivimi automatik i postës.
Përparësitë e kësaj metode janë që Outlook automatikisht do të arkivojë letra pa pjesëmarrjen tuaj.
Disavantazhet përfshijnë faktin se të gjitha letrat do të arkivohen dhe janë të nevojshme dhe jo të domosdoshme.
Në mënyrë që të vendosni arkivimin automatik, klikoni butonin "Parametrat" në menunë "File".
Tjetra, shko te "Advanced" tab dhe në grupin "AutoArchive" klikoni butonin "AutoArchive Settings".
Tani mbetet për të bërë cilësimet e nevojshme. Për ta bërë këtë, zgjidhni kutinë "Autoarchive every ... days" dhe vendosni periudhën e arkivimit në ditë këtu.
Më tej vendosim parametra sipas gjykimit tonë. Nëse dëshironi që Outlook të kërkojë konfirmim para fillimit të kopjimit, kontrolloni kutinë "Kërkesë para auto-arkivimit", nëse kjo nuk kërkohet, atëherë hiqni kutinë dhe programi do të bëjë gjithçka vetë.
Më poshtë mund të konfiguroni fshirjen automatike të letrave të vjetra, ku gjithashtu mund të caktoni maksimumin "moshën" e letrës. Dhe gjithashtu për të përcaktuar se çfarë të bëjë me letrat e vjetra - lëvizni ato në një dosje të veçantë ose thjesht fshini ato.
Sapo të keni bërë parametrat e nevojshëm, mund të klikoni mbi butonin "Aplikoni parametrat në të gjithë dosjet".
Nëse dëshironi të zgjidhni dosjet që dëshironi të arkivoni veten, atëherë në këtë rast do të duhet të shkoni në pronat e çdo dosjeje dhe të vendosni auto-arkivimin atje.
Së fundi, shtypni butonin "OK" për të konfirmuar cilësimet e bëra.
Për të anuluar auto-arkivin, do të jetë e mjaftueshme për të çaktivizuar kutinë "Auto-archive every ... days".
Arkivimi manual i shkronjave
Tani analizoni mënyrën manuale të arkivimit.
Kjo metodë është mjaft e thjeshtë dhe nuk kërkon ndonjë cilësim shtesë nga përdoruesit.
Për të dërguar një letër në arkiv, duhet ta zgjidhni në listën e shkronjave dhe klikoni në butonin "Arkivi". Për të arkivuar një grup letrash, zgjidhni vetëm letrat e nevojshme dhe më pas shtypni butonin e njëjtë.
Kjo metodë gjithashtu ka pro dhe kundër.
Përparësitë përfshijnë faktin se ju zgjidhni shkronjat që kërkojnë arkivimin. E pra, minus është arkivimi manual.
Kështu, klienti i email Outlook ofron përdoruesve të tij me disa opsione për krijimin e një arkivi letrash. Për më shumë besueshmëri, mund t'i përdorni të dyja. Kjo është, për të filluar me, konfigurimin e auto-arkivimit dhe pastaj, sipas nevojës, dërgoni letrat në arkiv, dhe fshini ato shtesë.
