Në paketën Microsoft Office, ekziston një program i veçantë për krijimin e një baze të dhënash dhe punën me ta - Qasja. Sidoqoftë, shumë përdorues preferojnë të përdorin për këtë qëllim një aplikacion më të njohur për ta - Excel. Duhet të theksohet se ky program ka të gjitha mjetet për krijimin e një baze të dhënash të plotë (DB). Le të zbulojmë se si ta bëjmë këtë.
Procesi i krijimit
Baza e të dhënave e Excel është një grup i strukturuar i informacionit të shpërndarë në kolona dhe rreshta të një fletë.
Sipas terminologjisë së veçantë, emërtohen vargjet e bazës së të dhënave "Records". Secila hyrje përmban informacione për një objekt individual.
Kollonat janë quajtur "Fields". Çdo fushë përmban një parametër të veçantë për të gjitha të dhënat.
Kjo është, kuadri i çdo baze të dhënash në Excel është një tabelë e rregullt.
Krijimi i tabelës
Pra, para së gjithash duhet të krijojmë një tabelë.
- Shkruani headers e fushave (kolonat) e bazës së të dhënave.
- Ne plotësojmë emrin e regjistrave të bazës së të dhënave (linjat).
- Ne vazhdojmë të mbushim bazën e të dhënave.
- Pas mbushjes së bazës së të dhënave, ne formatojmë informacionin në të sipas gjykimit tonë (font, kufijtë, plotësoni, përzgjedhjen, pozicionin e tekstit në lidhje me qelizën, etj.).
Kjo plotëson krijimin e kuadrit të bazës së të dhënave.
mësim: Si të krijoni një spreadsheet në Excel
Caktimi i atributeve të bazës së të dhënave
Në mënyrë që Excel të perceptojë tabelën jo vetëm si një sërë qelizash, domethënë si një bazë të dhënash, ajo duhet t'i caktojë atributet e duhura.
- Shko te tab "Data".
- Zgjidh gamën e tërë të tabelës. Kliko butonin e djathtë të mausit. Në menynë e kontekstit, klikoni mbi butonin "Cakto një emër ...".
- Në grafikun "Emri" specifikoni emrin që ne duam të thërrasim në bazën e të dhënave. Një parakusht është që emri duhet të fillojë me një letër, dhe nuk duhet të ketë hapësira. Në grafikun "Gama" Ju mund të ndryshoni adresën e zonës së tabelës, por nëse e keni zgjedhur atë në mënyrë korrekte, nuk keni nevojë të ndryshoni asgjë këtu. Opsionale, ju mund të specifikoni një shënim në një fushë të veçantë, por ky parametër është opcional. Pas të gjitha ndryshimeve bëhen, klikoni mbi butonin. "OK".
- Kliko në butonin "Save" në krye të dritares ose shtypni shkurtore të tastierës Ctrl + S, për të ruajtur bazën e të dhënave në një hard disk ose media të lëvizshme të lidhur me një kompjuter.
Mund të themi se pas kësaj ne tashmë kemi një bazë të dhënash të gatshme. Është e mundur të punohet me të edhe në një gjendje të tillë siç është paraqitur tani, por shumë mundësi do të shfarosen. Më poshtë shpjegojmë se si ta bëjmë bazën e të dhënave më funksionale.
Rendit dhe filtër
Puna me bazat e të dhënave, para së gjithash, siguron mundësinë e organizimit, zgjedhjes dhe klasifikimit të regjistrimeve. Le t'i lidhim këto funksione në bazën tonë të të dhënave.
- Zgjidhni informacionin e fushës në të cilën ne do të kryejmë urdhërimin. Kliko në butonin "Rendit" që gjendet në shiritin në tab "Data" në bllokun e mjeteve "Rendisni dhe filtroni".
Renditja mund të kryhet në pothuajse çdo parametër:
- emri alfabetik;
- date;
- numrin, etj.
- Do të shfaqet dritarja tjetër që kërkon të përdorë vetëm zonën e përzgjedhur për klasifikim ose ta zgjerojë automatikisht atë. Zgjidh zgjerimin automatik dhe kliko mbi butonin. "Rendit ...".
- Hapet dritarja e Cilësimit të Rendit. Në fushë "Rendit sipas" specifikoni emrin e fushës në të cilën do të kryhet.
- Në fushë "Rendit" specifikon saktësisht se si do të kryhet. Për një bazë të dhënash, opsioni më i mirë është që të zgjidhni "Vlerat".
- Në fushë "Urdhër" specifikoni rendin në të cilin do të kryhet klasifikimi. Për lloje të ndryshme të informacionit, vlera të ndryshme shfaqen në këtë dritare. Për shembull, për të dhënat e tekstit, kjo do të jetë vlera "Nga A në Z" ose "Z për A", dhe për numra - "Ngjitje" ose "Zbritje".
- Është e rëndësishme të siguroheni që "Të dhënat e mia përmbajnë headers" ka pasur një tik-tak. Nëse jo, atëherë ju duhet të vendosni.
Pasi të futni të gjithë parametrat e nevojshëm, klikoni mbi butonin "OK".
Pas kësaj, informacioni në bazën e të dhënave do të renditet sipas cilësimeve të specifikuara. Në këtë rast, ne renditeshin me emrat e punonjësve të ndërmarrjes.
- Një nga mjetet më të përshtatshme kur punon në një bazë të dhënash në Excel është një filtër auto. Zgjidh gjithë gamën e bazës së të dhënave dhe në bllokun e cilësimeve "Rendisni dhe filtroni" klikoni mbi butonin "Filter".
- Siç mund ta shihni, pas kësaj, ikona u shfaqën në qeliza me emrin e fushave në formën e trekëndësave të përmbysura. Klikoni në ikonën e kolonës, vlera e së cilës do të filtrohemi. Në dritaren e hapur ne heqim shenjat e kontrollit nga ato vlera, të dhënat me të cilat duam të fshihemi. Pas zgjedhjes është bërë, klikoni mbi butonin. "OK".
Siç mund ta shikoni, pas kësaj, linjat që përmbajnë vlerat nga të cilat kemi hequr shenjat janë fshehur nga tabela.
- Në mënyrë që t'i ktheni të gjitha të dhënat në ekran, klikoni mbi ikonën e kolonës në të cilën është kryer filtrimi dhe në dritaren e hapur, kontrolloni të gjitha kutitë e kontrollit para të gjitha sendeve. Pastaj klikoni mbi butonin "OK".
- Në mënyrë që të hiqni plotësisht filtrimin, klikoni mbi butonin. "Filter" në kasetë.
mësim: Rendisni dhe filtroni të dhëna në Excel
kërkim
Nëse ka një bazë të dhënash të madhe, është e përshtatshme për të kërkuar përmes saj me ndihmën e një vegle të veçantë.
- Për ta bërë këtë, shkoni në skedën "Home" dhe në kasetë në bllokun e mjeteve "Editing" shtypni butonin "Gjeni dhe theksoj".
- Hapet një dritare në të cilën duhet të specifikoni vlerën e dëshiruar. Pas kësaj, kliko mbi butonin "Gjej më pas" ose "Gjej të gjitha".
- Në rastin e parë, qeliza e parë në të cilën ka një vlerë të caktuar bëhet aktive.
Në rastin e dytë, të gjithë listën e qelizave që përmbajnë këtë vlerë, hapet.
mësim: Si të bëni një kërkim në Excel
Zonat e fiksimit
Përshtatshëm kur krijohet një bazë të dhënash për të rregulluar qelizën me emrin e të dhënave dhe fushave. Kur punoni me një bazë të madhe - kjo është vetëm një parakusht. Përndryshe, vazhdimisht do të duhet të kaloni kohën duke kaluar nëpër fletë për të parë se cila rresht ose kolonë i korrespondon një vlere të veçantë.
- Zgjidhni qelizën, zonën lart dhe në të majtën e të cilës dëshironi të ndreqni. Do të vendoset menjëherë nën kokë dhe në të djathtë të emrave të hyrjes.
- Të jesh në tab "View" klikoni mbi butonin "Fusni zonën"e cila gjendet në grupin e mjeteve "Window". Në listën zbritëse, zgjidhni vlerën "Fusni zonën".
Tani emrat e fushave dhe regjistrimeve do të jenë gjithmonë para syve tuaj, pavarësisht se sa larg ju shkoni nëpër fletën e të dhënave.
mësim: Si ta rregulloni zonën në Excel
Drop down list
Për disa fusha të tabelës, do të jetë optimale të organizohet një listë me zbritje në mënyrë që përdoruesit, duke shtuar të dhëna të reja, mund të specifikojnë vetëm parametra të caktuar. Kjo është e vërtetë, për shembull, për këtë fushë "Gjinia". Pas të gjitha, mund të ketë vetëm dy opsione: mashkull dhe femër.
- Krijo një listë shtesë. Më së shumti do të vendoset në një fletë tjetër. Në të, ne specifikojmë listën e vlerave që do të shfaqen në listën zbritëse.
- Zgjidhni këtë listë dhe kliko mbi të me butonin e djathtë të miut. Në menynë që shfaqet, zgjidhni artikullin "Cakto një emër ...".
- Dritarja tashmë e njohur për ne hapet. Në fushën e duhur, caktoni emrin në rangun tonë, sipas kushteve të diskutuara më sipër.
- Ne kthehemi në fletë me bazën e të dhënave. Zgjidhni diapazonin në të cilin do të aplikohet lista e drop-down listës. Shko te tab "Data". Ne shtypim butonin "Verifikimi i të dhënave"e cila gjendet në kasetë në bllokun e mjeteve "Duke punuar me të dhënat".
- Hapet dritarja e kontrollit të vlerës së dukshme. Në fushë "Tipi i të dhënave" vendosni kalimin në pozitë "Lista". Në fushë "Burimi" vendosni shenjën "=" dhe menjëherë pas saj, pa hapësirë, shkruani emrin e listës së zbritjes, të cilën e kemi dhënë pak më të lartë. Pas kësaj, kliko mbi butonin "OK".
Tani, kur përpiqeni të futni të dhëna në rangun ku është vendosur kufizimi, do të shfaqet një listë në të cilën mund të zgjidhni midis vlerave të përcaktuara qartë.
Nëse përpiqeni të shkruani karaktere arbitrare në këto qeliza, do të shfaqet një mesazh gabimi. Ju do të duhet të ktheheni dhe të bëni një hyrje të saktë.
mësim: Si të bëni një listë drop-down në Excel
Natyrisht, Excel është inferior në aftësitë e tij për programe të specializuara për krijimin e bazave të të dhënave. Megjithatë, ai ka një vegël që në shumicën e rasteve do të plotësojë nevojat e përdoruesve që dëshirojnë të krijojnë një bazë të dhënash. Duke pasur parasysh faktin se karakteristikat e Excel, në krahasim me aplikacionet e specializuara, janë të njohura shumë më mirë për përdoruesit e zakonshëm, atëherë në këtë drejtim, zhvillimi i Microsoft ka madje disa avantazhe.
