Në zhvillimin e projekteve të mëdha shpesh nuk mjafton forca e një punonjësi. Kjo punë përfshin një grup të tërë specialistësh. Natyrisht, secili prej tyre duhet të ketë qasje në një dokument që është objekt i punës së përbashkët. Në këtë drejtim, çështja e sigurimit të qasjes së njëkohshme të shumëfishtë bëhet shumë e rëndësishme. Excel ka në dispozicion mjetet që mund ta ofrojnë atë. Le të kuptojmë nuancat e aplikimit të Excel në kushtet e punës së njëkohshme të disa përdoruesve me një libër.
Procesi i bashkëpunimit
Excel nuk mund të sigurojë vetëm ndarjen e skedarëve, por edhe të zgjidhë disa detyra të tjera që shfaqen gjatë bashkëpunimit me një libër. Për shembull, mjetet e aplikimit ju lejojnë të përcillni ndryshimet e bëra nga pjesëmarrës të ndryshëm, si dhe t'i miratoni ose refuzoni ato. Le të gjejmë se çfarë programi mund t'i ofrojë përdoruesve të cilët janë përballur me një detyrë të ngjashme.
Ndarja
Por ne do të fillojmë me sqarimin e pyetjes se si të ndahet dosja. Para së gjithash, duhet të them që procedura për kthimin e modalitetit të bashkëpunimit me një libër nuk mund të kryhet në server, por vetëm në kompjuterin lokal. Prandaj, nëse dokumenti është ruajtur në server, atëherë së pari duhet të transferohet në kompjuterin tuaj lokal dhe duhet të kryhen të gjitha veprimet e përshkruara më poshtë.
- Pas krijimit të librit, shkoni në skedën "Rishikimi" dhe klikoni mbi butonin "Qasja në librin"e cila gjendet në bllokun e mjeteve "Ndryshimet".
- Pastaj, aktivizohet dritarja e kontrollit të qasjes së skedarëve. Duhet të shënoni parametrin "Lejo përdoruesit e shumëfishtë të redaktojnë një libër në të njëjtën kohë". Tjetra, kliko mbi butonin "OK" në fund të dritares.
- Shfaqet një kuti dialogu që ju bën të ruani skedarin e ndryshuar. Kliko në butonin "OK".
Pas hapave të mësipërm, ndarja e skedarëve nga pajisje të ndryshme dhe nën llogari të ndryshme përdoruesi do të hapet. Kjo tregohet nga fakti që në pjesën e sipërme të dritares, pas titullit të librit, shfaqet emri i mënyrës së qasjes - "General". Tani skedari mund të transferohet përsëri në server.
Vendosja e parametrave
Përveç kësaj, të gjithë në të njëjtën dritare të qasjes së skedarëve, mund të konfiguroni cilësimet për funksionimin e njëkohshëm. Kjo mund të bëhet menjëherë, ndërsa modaliteti i bashkëpunimit është ndezur dhe mund të modifikoni parametrat pak më vonë. Por, natyrisht, ato mund të menaxhohen vetëm nga përdoruesi kryesor, i cili koordinon punën e përgjithshme me dosjen.
- Shko te tab "Lexo më shumë".
- Këtu mund të specifikoni nëse do të mbani shkrimet e ndryshimit, dhe nëse ruhet, në çfarë kohe (sipas parazgjedhur, përfshihen 30 ditë).
Ai gjithashtu përcakton mënyrën e përditësimit të ndryshimeve: vetëm kur libri është ruajtur (sipas parazgjedhjes) ose pas një periudhe të caktuar kohe.
Një parametër shumë i rëndësishëm është pika. "Për ndryshime konfliktuale". Tregon se si programi duhet të sillet nëse disa përdorues në të njëjtën kohë editojnë të njëjtën qelizë. By default, kushti i kërkesës së vazhdueshme është vendosur, veprimet e të cilave nga pjesëmarrësit e projektit kanë përfitime. Por ju mund të përfshini një kusht të përhershëm nën të cilin ai që ka arritur të shpëtojë ndryshimin e parë gjithmonë do të ketë një avantazh.
Përveç kësaj, nëse dëshironi, mund të fikni cilësimet e printimit dhe filtrat nga këndvështrimi juaj personal duke hequr kutitë e zgjedhjes përkatëse.
Pas kësaj, mos harroni të bëni ndryshimet e bëra duke klikuar mbi butonin. "OK".
Hap skedarin e përbashkët
Hapja e një skedari në të cilën ndarja është e aktivizuar ka disa veçori të veçanta.
- Run Excel dhe shko te tab "File". Tjetra, kliko mbi butonin "Open".
- Hap dritaren e hapjes së librit. Shko në direktorinë e serverit ose hard diskun e PC ku ndodhet libri. Zgjidhni emrin e saj dhe kliko mbi butonin. "Open".
- Hapet një libër i përbashkët. Tani, nëse dëshironi, mund të ndryshojmë emrin, sipas të cilit do të paraqitet në regjistrin e ndryshimeve të skedarëve. Shko te tab "File". Tjetra, shkoni te seksioni "Parametrat".
- Në seksionin "General" ka një bllok të cilësimeve "Personalizimi i Microsoft Office". Këtu në fushë "Emri i përdoruesit" Ju mund të ndryshoni emrin e llogarisë suaj në ndonjë tjetër. Pas të gjitha cilësimet janë bërë, klikoni mbi butonin. "OK".
Tani mund të filloni të punoni me dokumentin.
Shikoni veprimet e anëtarëve
Puna ekipore siguron monitorimin e vazhdueshëm dhe koordinimin e veprimeve të të gjithë anëtarëve të grupit.
- Për të parë veprimet e kryera nga një përdorues i caktuar gjatë punës në një libër, duke qenë në tab "Rishikimi" klikoni mbi butonin "Korrigjimet"e cila është në grupin e mjeteve "Ndryshimet" në kasetë. Në menynë që hapet, klikoni mbi butonin "Korrigjimi i zgjidhjeve".
- Hapet një dritare për shqyrtimin e patch-it. Sipas parazgjedhjes, pasi libri të bëhet i përgjithshëm, ndjekja e patch-it automatikisht ndizet, siç tregohet nga një shenjë kontrolli vendosur përpara artikullit përkatës.
Të gjitha ndryshimet regjistrohen, por në ekran me parazgjedhje ato shfaqen si shenja ngjyra të qelizave në këndin e tyre të sipërm të majtë, vetëm që nga koha e fundit që dokumenti u ruajt nga një prej përdoruesve. Dhe merrni parasysh rregullimet e të gjithë përdoruesve në të gjithë gamën e fletës. Veprimet e secilit pjesëmarrës shënohen me një ngjyrë të veçantë.
Nëse lëvizni kursorin në qelizën e shënuar, do të hapet një shënim, duke treguar se nga kush dhe kur është kryer veprimi përkatës.
- Në mënyrë që të ndryshoni rregullat për shfaqjen e zgjidhjeve, kthehuni te dritarja e cilësimeve. Në fushë "Me kalimin e kohes" Opsionet e mëposhtme janë në dispozicion për zgjedhjen e periudhës për shikimin e arnave:
- shfaqje që nga ruajtja e fundit;
- të gjitha korrigjimet e ruajtura në bazën e të dhënave;
- ato që ende nuk janë parë;
- duke filluar nga një datë specifike e caktuar.
Në fushë "User" Ju mund të zgjidhni një pjesëmarrës të caktuar, korrigjimet e të cilit do të shfaqen, ose të lënë një shfaqje të veprimeve të të gjithë përdoruesve përveç vetes.
Në fushë "Në rang", ju mund të specifikoni një gamë specifike në fletë, e cila do të marrë parasysh veprimet e anëtarëve të ekipit për t'u shfaqur në ekranin tuaj.
Përveç kësaj, duke kontrolluar kutitë e zgjedhjes pranë elementeve të veçanta, mund të aktivizoni ose çaktivizoni patching në ekran dhe të shfaqni ndryshimet në një fletë të veçantë. Pasi të vendosen të gjitha cilësimet, klikoni mbi butonin. "OK".
- Pas kësaj, në fletë, veprimet e pjesëmarrësve do të shfaqen duke marrë parasysh cilësimet e futura.
Shqyrtimi i përdoruesit
Përdoruesi kryesor ka aftësinë për të aplikuar ose refuzuar redaktimet e pjesëmarrësve të tjerë. Kjo kërkon veprimet e mëposhtme.
- Të jesh në tab "Rishikimi", klikoni mbi butonin "Korrigjimet". Zgjidhni një artikull "Prano / Refuzo Patches".
- Tjetra, hapet një dritare për shqyrtimin e patch-it. Është e nevojshme të bëhen parametrat për zgjedhjen e atyre ndryshimeve që duam të miratojmë ose refuzojmë. Operacionet në këtë dritare kryhen sipas llojit të njëjtë që kemi marrë parasysh në seksionin e mëparshëm. Pas vendosjes së cilësimeve, klikoni mbi butonin. "OK".
- Dritarja tjetër tregon të gjitha rregullimet që plotësojnë parametrat e përzgjedhur më parë. Përzgjedhja e një korrigjimi të caktuar në listën e veprimeve dhe klikimi i butonit përkatës që ndodhet në fund të dritares nën listën, mund ta pranoni këtë artikull ose të përjashtoni. Ekziston edhe mundësia e pranimit ose refuzimit të grupeve të të gjitha operacioneve të specifikuara.
Fshirja e përdoruesit
Ka raste kur një përdorues individual duhet të fshihet. Kjo mund të jetë për shkak të faktit që ai ka rënë nga projekti dhe vetëm për arsye teknike, për shembull, nëse llogaria ishte futur gabim ose pjesëmarrësi filloi të punonte nga një pajisje tjetër. Në Excel ekziston një mundësi e tillë.
- Shko te tab "Rishikimi". Në bllok "Ndryshimet" në kasetë klikoni mbi butonin "Qasja në librin".
- Hapet tashmë dritarja e kontrollit të aksesit të skedarit të njohur. Në skedën "Edit" Ekziston një listë e të gjithë përdoruesve që punojnë me këtë libër. Zgjidhni emrin e personit që dëshironi të hiqni dhe klikoni mbi butonin "Delete".
- Pas kësaj, hapet një kuti dialogu në të cilën paralajmëron se nëse ky pjesëmarrës po redakton librin, të gjitha veprimet e tij nuk do të ruhen. Nëse jeni të sigurt në vendimin tuaj, atëherë klikoni "OK".
Përdoruesi do të fshihet.
Kufizimet në përdorimin e librit të përgjithshëm
Për fat të keq, puna simultane me skedarin në Excel përfshin një numër kufizimesh. Në dosjen e përgjithshme, asnjë nga përdoruesit, duke përfshirë pjesëmarrësin kryesor, nuk mund të kryejë veprimet e mëposhtme:
- Krijimi ose modifikimi i skripteve;
- Krijo tabela;
- Ndarjen ose bashkimin e qelizave;
- Manipuloni të dhënat XML;
- Krijo tabela të reja;
- Hiq fletët;
- Kryen formate të kushtëzuara dhe një numër veprimesh të tjera.
Siç mund ta shihni, kufizimet janë mjaft substanciale. Nëse, për shembull, shpesh mund të bëni pa punuar me të dhënat XML, atëherë Excel nuk duket se funksionon fare kur krijon tabela. Çfarë duhet të bëni nëse keni nevojë të krijoni një tabelë të re, të bashkoni qelizat ose të kryeni ndonjë veprim tjetër nga lista e mësipërme? Ekziston një zgjidhje dhe është mjaft e thjeshtë: duhet të çaktivizoni përkohësisht ndarjen e dokumenteve, të bëni ndryshimet e nevojshme dhe më pas të mundësoni aftësinë për të punuar së bashku përsëri.
Çaktivizo ndarjen
Kur të përfundojë puna në projekt ose, nëse është e nevojshme, të bëjë ndryshime në dosjen, lista e të cilave biseduam në seksionin e mëparshëm, duhet të çaktivizoni mënyrën e bashkëpunimit.
- Para së gjithash, të gjithë pjesëmarrësit duhet të ruajnë ndryshimet dhe të dalin nga dosja. Vetëm përdoruesi kryesor mbetet të punojë me dokumentin.
- Nëse keni nevojë të ruani logun e transaksionit pas heqjes së qasjes së përgjithshme, atëherë, duke qenë në tab "Rishikimi", klikoni mbi butonin "Korrigjimet" në kasetë. Në menynë që hapet, zgjidhni artikullin "Përcakto rregullimet ...".
- Hapet një dritare për zgjedhjen e patch-it. Cilësimet këtu duhet të rregullojnë sa më poshtë. Në fushë "Në kohë" vendosni parametrin "Të gjithë". Përballë emrave të fushës "User" dhe "Në rang" duhet të ç'kyç. Një procedurë e ngjashme duhet të kryhet me parametër "Highlight arna në ekran". Por kundërt parametri "Bëni ndryshime në një fletë të veçantë"përkundrazi, duhet të vendoset një shenjë kontrolli. Pas të gjitha manipulimeve të mësipërme janë bërë, klikoni mbi butonin. "OK".
- Pas kësaj, programi do të krijojë një fletë të re të quajtur "Journal", në të cilën do të regjistrohen të gjitha informatat për redaktimin e kësaj skedari në formën e një tabele.
- Tani mbetet për të çaktivizuar drejtpërsëdrejti ndarjen. Për ta bërë këtë, të vendosur në tab "Rishikimi", klikoni mbi butonin tashmë të njohur për ne "Qasja në librin".
- Hapet dritarja e kontrollit të ndarjes. Shko te tab "Edit"nëse dritarja është nisur në një tab tjetër. Hiqni kutinë "Lejo përdoruesit e shumëfishtë të editojnë një skedar në të njëjtën kohë". Për të rregulluar ndryshimet klikoni mbi butonin. "OK".
- Hapet një kuti dialogu që ju paralajmëron se ekzekutimi i këtij veprimi do ta bëjë të pamundur të ndani dokumentin. Nëse jeni të sigurt në vendimin, atëherë klikoni mbi butonin "Po".
Pas hapave të mësipërm, ndarja e skedarëve do të mbyllet dhe regjistri i patch-it do të fshihet. Informacioni mbi veprimet e kryera më parë tani mund të shihet në një tabelë vetëm në një fletë. "Journal", nëse veprimet e duhura për ruajtjen e këtij informacioni janë kryer më herët.
Siç mund ta shikoni, programi Excel ofron aftësinë për të mundësuar ndarjen e skedarëve dhe punën e njëkohshme me të. Përveç kësaj, duke përdorur mjete të posaçme, ju mund të gjurmoni veprimet e anëtarëve individualë të grupit të punës. Kjo mënyrë akoma ka disa kufizime funksionale, të cilat, megjithatë, mund të anashkalohen duke privuar përkohësisht aksesin e përgjithshëm dhe kryerjen e operacioneve të nevojshme nën kushte normale të funksionimit.
