Për lehtësinë e punës me një grup të madh të të dhënave në tabela, ato vazhdimisht duhet të urdhërohen sipas një kriteri të caktuar. Përveç kësaj, për qëllime specifike, nganjëherë nuk është i nevojshëm i tërë grupi i të dhënave, por vetëm linjat individuale. Prandaj, në mënyrë që të mos ngatërrohet në një sasi të madhe informacioni, një zgjidhje racionale do të ishte thjeshtimi i të dhënave dhe filtrimi i rezultateve të tjera. Le të zbulojmë se si të renditen dhe filtrohen të dhënat në Microsoft Excel.
Renditja e thjeshtë e të dhënave
Renditja është një nga mjetet më të përshtatshme kur punon në Microsoft Excel. Me të, ju mund të caktoni rreshtat e tabelës në rend alfabetik, sipas të dhënave që ndodhen në qelizat e kolonave.
Renditja e të dhënave në Microsoft Excel mund të kryhet duke përdorur butonin "Sort and Filter", i cili ndodhet në skedën "Home" në shiritin në shiritin "Editing". Por së pari, ne duhet të klikojmë në çdo qelizë në kolonën ku do të renditen.
Për shembull, në tabelën më poshtë, punonjësit duhet të renditen në mënyrë alfabetike. Ne bëhemi në çdo qelizë të kolonës "Emri" dhe kliko butonin "Sort and Filter". Për të renditur emrat në mënyrë alfabetike, nga lista që shfaqet, zgjidhni artikullin "Rendit nga A në Z".
Siç mund ta shihni, të gjitha të dhënat në tabelë janë të vendosura, sipas listës alfabetike të emrave.
Për të kryer klasifikimin në mënyrë të kundërt, në të njëjtën meny, zgjidhni Butonin Sort nga Z në A ".
Lista është rindërtuar në mënyrë të kundërt.
Duhet të theksohet se ky lloj i klasifikimit tregohet vetëm me formatin e të dhënave tekstuale. Për shembull, kur formati i numrit është specifikuar, është specifikuar lloji "Nga minimumi në maksimum" (dhe anasjelltas) dhe kur formati i datës është specifikuar, "Nga e vjetra në të re" (dhe anasjelltas).
Renditja me porosi
Por, siç e shohim, me llojet e specifikuara të renditjes me të njëjtën vlerë, të dhënat që përmbajnë emrat e të njëjtit person janë rregulluar në një mënyrë arbitrare brenda intervalit.
Dhe çfarë të bëjmë nëse duam t'i rendisim emrat në mënyrë alfabetike, por për shembull, nëse emri përputhet, bëjini të dhënat e rregulluara sipas datës? Për ta bërë këtë, si dhe për të përdorur disa veçori të tjera, të gjitha në të njëjtën menynë "Rendit dhe filtër", duhet të shkojmë te artikulli "Renditja e personalizuar ...".
Pas kësaj, hapet dritarja e cilësimeve të renditjes. Nëse ka tituj në tryezën tënde, atëherë vini re se në këtë dritare duhet të ketë një shenjë tjetër pranë "Të dhënat e mia përmban tituj".
Në fushën "Kolona" specifikoni emrin e kolonës, e cila do të renditet. Në rastin tonë, ky është kolona "Emri". Në fushën "Sorting" tregohet nga lloji i përmbajtjes që do të renditet. Janë katër mundësi:
- vlera;
- Ngjyra e qelizës;
- Ngjyra e shkronjave;
- Ikona e celularit
Por, në shumicën e rasteve, përdoret elementi "Vlerat". Është cilësuar si parazgjedhje. Në rastin tonë, ne gjithashtu do të përdorim këtë artikull.
Në kolonën "Urdhër" ne duhet të specifikojmë rendin në të cilin do të gjenden të dhënat: "Nga A në Z" ose anasjelltas. Zgjidhni vlerën "Nga A në Z".
Pra, ne vendosëm renditjen me një nga kolonat. Në mënyrë që të personalizoni klasifikimin në një kolonë tjetër, klikoni në butonin "Shto nivel".
Shfaqet një sërë fushash, të cilat duhet të plotësohen tashmë për t'u klasifikuar nga një kolonë tjetër. Në rastin tonë, nga kolona "Data". Meqë formati i datës është vendosur në këto qeliza, në fushën "Rendit" ne vendosim vlerat jo "Nga A në Z", por "Nga e vjetra në të re" ose "Nga e reja në të vjetër".
Në të njëjtën mënyrë, në këtë dritare, mund të konfiguroni, nëse është e nevojshme, dhe të klasifikoni sipas kolonave të tjera sipas rendit të përparësisë. Kur të gjitha cilësimet janë bërë, klikoni në butonin "OK".
Siç mund ta shihni, tani në tryezën tonë të gjitha të dhënat janë të renditura, para së gjithash, nga emri i punonjësit, dhe pastaj, sipas datave të pagesës.
Por, kjo nuk është e gjitha tiparet e renditjes me porosi. Nëse dëshironi, në këtë dritare mund të konfiguroni klasifikimin jo me kolona, por me rreshta. Për ta bërë këtë, klikoni në butonin "Parametrat".
Në dritaren e hapura të parametrave të klasifikimit, zhvendosni kalimin nga pozicioni "Linjat e vijës" në pozicionin "Shtyllat e fushës". Kliko në butonin "OK".
Tani, sipas analogjisë me shembullin e mëparshëm, mund të futni të dhëna për klasifikim. Futni të dhënat dhe klikoni në butonin "OK".
Siç mund ta shihni, pas kësaj, kolonat ndryshohen sipas parametrave të futur.
Natyrisht, për tryezën tonë, e marrë si shembull, përdorimi i klasifikimit me ndryshimin e vendndodhjes së kolonave nuk është veçanërisht i dobishëm, por për disa tabela të tjera kjo lloj klasifikimi mund të jetë shumë e përshtatshme.
filtër
Përveç kësaj, në Microsoft Excel, ekziston një funksion filtri i të dhënave. Kjo ju lejon të lini të dukshme vetëm të dhënat që i shihni të arsyeshme dhe të fshehni pjesën tjetër. Nëse është e nevojshme, të dhënat e fshehura gjithmonë mund të kthehen në mënyrën e dukshme.
Në mënyrë që të përdorni këtë funksion, ne klikoni në çdo qelizë në tabelë (dhe mundësisht në kokë), përsëri klikoni në butonin "Sort and Filter" në toolbar "Editing". Por, këtë herë në menunë që shfaqet, zgjidhni artikullin "Filtër". Në vend të këtyre veprimeve mund të shtypni thjesht kombinimin e butonit Ctrl + Shift + L.
Siç mund ta shihni, në qelizat me emrin e të gjithë kolonave, një ikonë u shfaq në formën e një sheshi, në të cilin është mbishkruar trekëndëshi i përmbysur.
Klikoni mbi këtë ikonë në kolonën sipas së cilës do të filtrohemi. Në rastin tonë, vendosëm të filtroheshim me emër. Për shembull, ne duhet të largohemi nga punonjësi i vetëm i të dhënave Nikolaev. Prandaj, heqim shenjën nga emrat e të gjithë punëtorëve të tjerë.
Kur të përfundojë procedura, klikoni butonin "OK".
Siç e shohim, në tabelë kishte vetëm linja me emrin e punonjësit të Nikolaev.
Le të komplikojmë detyrën dhe të lëmë në tabelë vetëm të dhënat që kanë të bëjnë me Nikolaev për tremujorin e III të vitit 2016. Për ta bërë këtë, klikoni në ikonën në qelizën "Data". Në listën që hapet, hiqni tastin prej muajve "Maj", "Qershor" dhe "Tetor", pasi ato nuk kanë të bëjnë me tremujorin e tretë dhe klikoni butonin "OK".
Siç mund ta shihni, ka vetëm të dhëna që na duhen.
Në mënyrë që të hiqni filtrin në një kolonë të caktuar dhe të tregoni të dhëna të fshehura, përsëri klikoni në ikonën e vendosur në qelizë me emrin e kësaj kolone. Në menunë që hapet, klikoni mbi artikullin "Hiq filtrin nga ...".
Nëse doni të rivendosni filtrin si tërësi sipas tabelës, atëherë duhet të klikoni butonin "Sort and Filter" në shiritin, dhe zgjidhni "Clear".
Nëse keni nevojë të hiqni tërësisht filtrin, atëherë, si në nisjen e tij, në të njëjtën meny, zgjidhni artikullin "Filter", ose shtypni kombinimin kyç në tastierë Ctrl + Shift + L.
Përveç kësaj, duhet të theksohet se pasi ta ndizni funksionin "Filtër", kur klikoni në ikonën përkatëse në qelizat e tabelave të tabelës, në menunë e shfaqur, disponohen funksionet e klasifikimit, të cilat i kemi thënë më lart: "Rendit A në Z" , "Rendit nga Z në A" dhe "Rendit sipas ngjyrës".
Tutorial: Si të përdorni një filtër auto në Microsoft Excel
Tabela e zgjuar
Zgjedhja dhe filtrimi mund të aktivizohen gjithashtu duke e kthyer zonën e të dhënave me të cilën po punoni në një të ashtuquajtur "tryezë të zgjuar".
Ka dy mënyra për të krijuar një tabelë të zgjuar. Në mënyrë që të përdorni të parën prej tyre, zgjidhni të gjithë zonën e tabelës dhe, duke qenë në skedën Kryesore, klikoni mbi butonin në formatin si tabelë. Ky buton gjendet në stilin e stilit.
Tjetra, zgjidhni një nga stilet tuaja të preferuara në listën që hapet. Zgjedhja e tabelës nuk do të ndikojë në funksionalitetin e tabelës.
Pas kësaj, hapet një kuti dialogu në të cilën mund të ndryshoni koordinatat e tabelës. Por, nëse më parë keni zgjedhur zonën në mënyrë korrekte, atëherë asgjë tjetër nuk duhet të bëhet. Gjëja kryesore është të theksohet se ka një shenjë tjetër pranë parametrit "Tabela me kokë". Tjetra, thjesht klikoni në butonin "OK".
Nëse vendosni të përdorni metodën e dytë, atëherë ju gjithashtu duhet të zgjidhni të gjithë zonën e tabelës, por këtë herë shkoni tek butoni "Fut". Ndërsa këtu, në shiritin në kutinë e mjeteve "Tabela", duhet të klikoni në butonin "Tabela".
Pas kësaj, si herën e fundit, do të hapet një dritare ku mund të përshtatni koordinatat e vendosjes së tabelës. Kliko në butonin "OK".
Pavarësisht nga metoda që përdorni kur të krijoni tabelën e mençur, do të përfundoni me një tabelë, në qelizat e kapakëve të së cilës do të instalohen ikonat e filtrave të përshkruara më herët.
Kur klikoni mbi këtë ikonë, të gjitha funksionet e njëjta do të jenë të disponueshme si kur filloni filtrin në mënyrën standarde nëpërmjet butonit "Sort and Filter".
Mësimi: Si të krijoni një tabelë në Microsoft Excel
Siç mund ta shihni, mjetet e klasifikimit dhe filtrimit, kur përdoren siç duhet, mund të lehtësojnë shumë përdoruesit të punojnë me tavolina. Veçanërisht e rëndësishme është çështja e përdorimit të tyre në rast se një tabelë përmban një grup shumë të madh të dhënash.
