Ndryshoni DVD drive në makinë shtetërore të ngurtë

Kur punoni në Excel, disa tavolina arrijnë një madhësi mjaft mbresëlënëse. Kjo çon në faktin se madhësia e dokumentit rritet, ndonjëherë duke arritur edhe një duzinë megabajt ose më shumë. Një rritje në peshën e një libri të punës në Excel çon jo vetëm në një rritje në sasinë e hapësirës që zë në hard disk, por, më e rëndësishmja, në një ngadalësim në shpejtësinë e ekzekutimit të veprimeve dhe proceseve të ndryshme në të. Thjesht, kur punoni me një dokument të tillë, Excel fillon të ngadalësohet. Prandaj, çështja e optimizimit dhe zvogëlimit të madhësisë së këtyre librave bëhet urgjente. Le të shohim se si mund ta zvogëloni madhësinë e skedarit në Excel.

Procedura për reduktimin e madhësisë së librit

Optimizoni skedarin e zgjeruar duhet të jetë në disa drejtime në të njëjtën kohë. Shumë përdorues nuk mendojnë, por shpesh libri i punës i Excel përmban shumë informacione të panevojshme. Kur një skedar është i vogël, askush nuk i kushton vëmendje të veçantë, por nëse dokumenti bëhet i rëndë, ju duhet ta zgjedhni me të gjithë parametrat e mundshëm.

Metoda 1: zvogëloni diapazonin e punës

Gama e punës është zona në të cilën Excel kujton veprimet. Kur rillogaritet një dokument, programi rilloganon të gjitha qelizat e hapësirave të punës. Por nuk korrespondon gjithmonë me gamën në të cilën përdoruesi aktualisht punon. Për shembull, një hapësirë ​​e caktuar pa qëllim, shumë më poshtë tabelës, do të zgjerojë madhësinë e fushës së punës me elementin ku ndodhet ky hapësirë. Rezulton se kur rillogaritet, Excel do të përpunojë një bandë qelizash boshe çdo herë. Le të shohim se si mund ta rregulloni këtë problem me shembullin e një tabele të veçantë.

1. Së pari, hidhni një sy peshën e saj përpara optimizimit, për të krahasuar atë që do të jetë pas procedurës. Kjo mund të bëhet duke u zhvendosur në tab "File". Shko te seksioni "Informacion". Në pjesën e djathtë të dritares së hapur, tregohen pronat kryesore të librit. Pika e parë e pronave është madhësia e dokumentit. Siç mund ta shihni, në rastin tonë është 56.5 kilobajt.



2. Para së gjithash, duhet të zbuloni se si fusha reale e punës së fletës ndryshon nga ajo që përdoruesi ka nevojë. Kjo është shumë e lehtë për të bërë. Ne bëhemi në çdo qelizë të tabelës dhe shkruani kombinimin kyç Ctrl + Fund. Excel menjëherë lëviz në qelizën e fundit, të cilën programi e konsideron si elementin përfundimtar të hapësirës së punës. Siç mund ta shihni, në rastin tonë të veçantë, kjo është rreshti 913383. Duke pasur parasysh se tabela aktualisht zë vetëm gjashtë linjat e para, mund të thuhet se linjat 913377 janë në fakt një ngarkesë e padobishme, e cila jo vetëm që rrit madhësinë e skedarit, por për shkak të Rillogaritja e vazhdueshme e gjithë gamës së programit gjatë kryerjes së ndonjë veprimi, çon në një ngadalësim të punës në dokument.

   

   Natyrisht, në realitet, një hendek i tillë i madh midis vargut aktual të punës dhe atij që Excel merr për të është mjaft i rrallë, dhe ne morëm një numër aq të madh të linjave për qartësi. Edhe pse, ndonjëherë ka edhe raste kur e gjithë sipërfaqja e një fletë konsiderohet një zonë pune.

3. Për të rregulluar këtë problem, duhet të fshini të gjitha linjat, duke filluar nga boshi i parë dhe deri në fund të fletës. Për ta bërë këtë, zgjidhni qelizën e parë, e cila gjendet menjëherë poshtë tabelës dhe shtypni kombinimin e butonit Ctrl + Shift + Down Arrow.



4. Siç mund ta shikoni, pas kësaj, u përzgjodhën të gjithë elementët e kolonës së parë, duke filluar nga qeliza e specifikuar dhe deri në fund të tabelës. Pastaj klikoni mbi përmbajtjen me butonin e djathtë të mausit. Në menunë e kontekstit të hapur, zgjidhni artikullin "Delete".

   

   Shumë përdorues përpiqen të fshijnë duke klikuar butonin. fshij në tastierë, por kjo nuk është e saktë. Ky veprim fshin përmbajtjen e qelizave, por nuk i fshin ato vetë. Prandaj, në rastin tonë kjo nuk do të ndihmojë.

5. Pasi e zgjodhëm artikullin "Fshi ..." në menunë e kontekstit, hapet dritarja e heqjes së qelizave të vogla. Ne kemi vënë në atë kaloni në pozitë "Line" dhe klikoni mbi butonin "OK".



6. Të gjitha linjat e diapazonit të përzgjedhur janë fshirë. Sigurohuni që ta rihapni librin duke klikuar në ikonën e diskut në këndin e sipërm të majtë të dritares.



7. Tani le të shohim se si na ndihmoi. Zgjidhni çdo qelizë në tabelë dhe shtypni shkurtore Ctrl + Fund. Siç mund ta shihni, Excel përzgjodhi qelizën e fundit të tabelës, që do të thotë se tani është elementi i fundit i hapësirës së punës të fletës.



8. Tani shkojmë në seksionin "Informacion" tabs "File"për të gjetur se sa është zvogëluar pesha e dokumentit tonë. Siç mund ta shihni, tani është 32.5 KB. Kujtohuni që para procedurës së optimizimit, madhësia e saj ishte 56.5 KB. Kështu, u reduktua me më shumë se 1.7 herë. Por në këtë rast, arritja kryesore nuk është as një reduktim në peshën e dosjes, por fakti që programi tani është i përjashtuar nga tregimi i distancës praktikisht të papërdorur, gjë që do të rrisë ndjeshëm shpejtësinë e përpunimit të dokumentit.

Nëse libri përmban disa fletë me të cilat punoni, duhet të kryeni një procedurë të ngjashme me secilën prej tyre. Kjo do të reduktojë më tej madhësinë e dokumentit.

Metoda 2: eliminimi i formatimit të tepërt

Një faktor tjetër i rëndësishëm që e bën dokumentin Excel të rëndë është formatimi i tepërt. Kjo mund të përfshijë përdorimin e llojeve të ndryshme të fonts, kufijve, formateve të numrave, por para së gjithash ka të bëjë me mbushjen e qelizave me ngjyra të ndryshme. Pra, para se të formatoni skedarin, duhet të mendoni dy herë, dhe nëse ia vlen ta bëni atë, ose pa këtë procedurë, ju mund ta bëni lehtë.

Kjo është veçanërisht e vërtetë për librat që përmbajnë një sasi të madhe informacioni, të cilat tashmë kanë një madhësi të konsiderueshme. Shtimi i formatimit në një libër mund të rrisë peshën e tij edhe disa herë. Prandaj, është e nevojshme të zgjedhësh "mesataren e artë" midis dukshmërisë së informacionit të paraqitur në dokument dhe madhësisë së skedarit, për të aplikuar formatimin vetëm kur është vërtet e nevojshme.

Një faktor tjetër lidhur me formatimin, peshimin, është se disa përdorues preferojnë të formojnë qelizat "me një diferencë". Kjo është, ata formojnë jo vetëm tryezën në vetvete, por edhe gamën që është nën të, nganjëherë edhe deri në fund të fletës, me shpresën se kur të shtohen rreshta të reja në tryezë, nuk do të jetë e nevojshme të formatohen përsëri çdo herë.

Por nuk dihet saktësisht se kur do të shtohen linjat e reja dhe sa shumë do të shtohen, dhe me këtë formatim paraprak ju do ta bëni skedarin edhe tani, gjë që gjithashtu do të ketë efekt negativ në shpejtësinë e punës me këtë dokument. Prandaj, nëse e keni aplikuar formatimin në qelizat boshe që nuk janë të përfshira në tabelë, atëherë duhet ta hiqni atë.

1. Para së gjithash, ju duhet të zgjidhni të gjitha qelizat që ndodhen nën vargun me të dhënat. Për ta bërë këtë, klikoni në numrin e vijës së parë të zbrazët në panelin e koordinatave vertikale. I gjithë linja është theksuar. Pas kësaj përdorni kombinimin e butonit të nxehtë që ne tashmë e dimë. Ctrl + Shift + Down Arrow.



2. Pas kësaj, varg i tërë i rreshtave nën pjesën e tabelës të mbushur me të dhëna është nënvizuar. Të jesh në tab "Home" klikoni mbi ikonën "Clear"e cila gjendet në kasetë në bllokun e mjeteve "Editing". Hapet një meny të vogël. Zgjidhni një pozicion në të "Formate të qarta".



3. Pas këtij veprimi në të gjitha qelizat e rangut të përzgjedhur, formatimi do të hiqet.



4. Në të njëjtën mënyrë, mund të hiqni formatimin e panevojshëm në vetë tabelën. Për ta bërë këtë, ne zgjedhim qeliza individuale ose një distancë në të cilën ne e konsiderojmë formatimin të jetë minimalisht e dobishme, klikoni mbi butonin. "Clear" Në kasetë dhe nga lista, zgjidhni artikullin "Formate të qarta".



5. Siç mund ta shihni, formatimi në rangun e zgjedhur të tabelës është hequr tërësisht.



6. Pas kësaj, ne kthehemi në këtë varg disa elementë të formatimit që ne e konsiderojmë të përshtatshëm: kufijtë, formatet numerike, etj.

Hapat e mësipërm do të ndihmojnë në zvogëlimin e dukshëm të madhësisë së punës në Excel dhe të përshpejtojë punën në të. Por është më mirë që fillimisht të përdorësh formatimin vetëm kur është me të vërtetë e përshtatshme dhe e nevojshme, sesa të kalosh kohë në optimizimin e dokumentit.

Mësimi: Formatimi i tabelave të Excel

Metoda 3: fshini lidhjet

Në disa dokumente, një numër shumë i madh lidhjesh, nga ku vlerat po tërheqin. Kjo gjithashtu mund të ngadalësojë seriozisht shpejtësinë e punës në to. Lidhjet e jashtme me libra të tjerë ndikojnë veçanërisht në këtë shfaqje, megjithëse lidhjet e brendshme gjithashtu kanë një efekt negativ në shpejtësinë. Nëse burimi nga i cili lidhja merr informacionin nuk është përditësuar vazhdimisht, domethënë, ka kuptim për të zëvendësuar adresat e referencës në qeliza me vlera normale. Kjo mund të rrisë shpejtësinë e punës me dokumentin. Ju mund të shihni nëse lidhja ose vlera është në një qelizë specifike, mundeni në shiritin e formulës pas zgjedhjes së elementit.

1. Zgjidh zonën që përmban lidhjet. Të jesh në tab "Home", klikoni mbi butonin "Copy" i cili ndodhet në shiritin në grupin e cilësimeve "Clipboard".

   

   Përndryshe, pas zgjedhjes së diapazonit, mund të përdorni një kombinim të çelësave të nxehtë. Ctrl + C.

2. Pasi të kemi kopjuar të dhënat, mos e hiqni përzgjedhjen nga zona, por kliko mbi të me butonin e djathtë të mausit. Hapet menyja e kontekstit. Në të në bllok "Opsionet e Futjes" duhet të klikoni mbi ikonën "Vlerat". Duket si një piktogram me figurat e treguara.



3. Pas kësaj, të gjitha lidhjet në zonën e përzgjedhur do të zëvendësohen me vlera statistikore.

Por duhet të mbahet mend se kjo mundësi e optimizimit të një libri të punës në Excel nuk është gjithmonë e pranueshme. Mund të përdoret vetëm kur të dhënat nga burimi origjinal nuk janë dinamikë, dmth. Ato nuk ndryshojnë me kalimin e kohës.

Metoda 4: ndryshimet e formatit

Një mënyrë tjetër për të zvogëluar ndjeshëm madhësinë e skedarit është të ndryshojë formatin e saj. Kjo metodë ndoshta ndihmon më shumë se të gjithë të tjerët për të shtypur një libër, megjithëse opsionet e paraqitura më lartë gjithashtu duhet të përdoren në kombinim.

Në Excel, ekzistojnë disa formate skedari "amtare" - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Formati xls ishte zgjerimi bazë për versionin e programit të Excel 2003 dhe më herët. Është tashmë i vjetëruar, por, megjithatë, shumë përdorues ende vazhdojnë të aplikojnë. Përveç kësaj, ka raste kur duhet të kthehesh në punë me dosjet e vjetra që janë krijuar shumë vite më parë edhe në kohën e mungesës së formateve moderne. Jo për të përmendur faktin se shumë programe të palëve të treta që nuk dinë të trajtojnë versionet e mëvonshme të dokumenteve Excel punojnë me libra me këtë zgjatje.

Duhet të theksohet se libri me zgjerimin e xls ka një madhësi shumë më të madhe se sa analogja e tij moderne e formatit xlsx, të cilin Excel e përdor aktualisht si kryesor. Para së gjithash, kjo është për shkak të faktit se skedarët xlsx, në të vërtetë, janë arkiva të ngjeshura. Prandaj, nëse përdorni shtojcën xls, por dëshironi ta zvogëloni peshën e librit, atëherë kjo mund të bëhet thjesht duke e ruajtur atë në format xlsx.

1. Për të kthyer një dokument nga formati xls në format xlsx, shkoni në skedën "File".



2. Në dritaren që hapet, menjëherë i kushtoni vëmendje seksionit "Informacion"ku tregohet se aktualisht pesha e dokumentit është 40 Kb. Tjetra, klikoni mbi emrin "Ruaj si ...".



3. Hapet një dritare shpëtuese. Nëse dëshironi, ju mund të shkoni në një direktori të re në të, por për shumicën e përdoruesve është më i përshtatshëm për të ruajtur dokumentin e ri në të njëjtin vend si burimi. Emri i librit, nëse dëshironi, mund të ndryshohet në fushën "Emri i skedarit", edhe pse jo domosdoshmërisht. Më e rëndësishmja në këtë procedurë është vendosja në fushë "Lloji i skedarit" kuptim "Libri Excel i punës (.xlsx)". Pas kësaj, mund të shtypni butonin "OK" në fund të dritares.



4. Pas ruajtjes është bërë, shkoni në seksionin "Informacion" tabs "File", për të parë sa peshë është zvogëluar. Siç mund ta shihni, tani është 13.5 KB kundër 40 KB përpara procedurës së konvertimit. Kjo është, vetëm një ruajtje në një format modern na lejoi të ngjeshim librin gati tre herë.

Përveç kësaj, në Excel ekziston një tjetër format modern xlsb ose një libër binar. Në të, dokumenti ruhet në kodifikim binar. Këto dosje peshojnë edhe më pak se libra xlsx. Përveç kësaj, gjuha në të cilën janë shkruar është më e afërta me Excel. Prandaj, ai punon me libra të tillë më shpejt sesa me ndonjë zgjatje tjetër. Në të njëjtën kohë, libri i formatit të specifikuar në aspektin e funksionalitetit dhe mundësisë së përdorimit të mjeteve të ndryshme (formatimi, funksionet, grafika, etj.) Nuk është inferior me formatin xlsx dhe tejkalon formatin xls.

Arsyeja kryesore pse xlsb nuk u bë formati i parazgjedhur në Excel është se programet e palëve të treta vështirë se punojnë me të. Për shembull, nëse keni nevojë të eksportoni informacione nga Excel në programin 1C, kjo mund të bëhet me dokumente xlsx ose xls, por jo me xlsb. Por, nëse nuk planifikoni të transferoni të dhëna në ndonjë program të palëve të treta, atëherë mund ta ruani në mënyrë të sigurt dokumentin në formatin xlsb. Kjo do t'ju lejojë të zvogëloni madhësinë e dokumentit dhe të rrisni shpejtësinë e punës në të.

Procedura për ruajtjen e një skedari në ekstensionin xlsb është e ngjashme me atë që bëmë për zgjerimin xlsx. Në skedën "File" klikoni mbi artikullin "Ruaj si ...". Në dritaren e hapur të shpëtuar në fushë "Lloji i skedarit" duhet të zgjedhni një mundësi "Libri i punës binar i Excel (* .xlsb)". Pastaj klikoni mbi butonin. "Save".

Shikojmë peshën e dokumentit në seksionin. "Informacion". Siç mund ta shihni, ajo ka rënë edhe më shumë dhe tani është vetëm 11.6 KB.

Përmbledhur, mund të themi se nëse po punoni me një skedar në një format, mënyra më efektive për të zvogëluar madhësinë e saj është të rihapni në formate moderne xlsx ose xlsb. Nëse jeni duke përdorur tashmë këto zgjerime të skedarëve, atëherë për të zvogëluar peshën e tyre, duhet të konfiguroni saktë hapësirën e punës, të hiqni formatimin e tepërt dhe lidhjet e panevojshme. Ju do të merrni kthimin më të madh në qoftë se kryeni të gjitha këto veprime në një kompleks, dhe mos e kufizoni veten vetëm me një opsion.