EXCEL DROP-DOWN LIST

Krijimi i listave të drop-down lejon jo vetëm të kurseni kohë kur zgjedhni një opsion në procesin e mbushjes së tabelave, por edhe për të mbrojtur veten nga futja e gabuar e të dhënave të pasakta. Ky është një mjet shumë i përshtatshëm dhe praktik. Le të zbulojmë se si ta aktivizojmë atë në Excel, dhe si ta përdorim atë, si dhe të mësojmë disa nuanca të tjera për ta trajtuar atë.

Përdorimi i listave të dropdown

Drop-down, ose siç thonë ata, listat drop-down janë përdorur më shpesh në tavolina. Me ndihmën e tyre, ju mund të kufizoni gamën e vlerave të futura në një grup tabelash. Ata ju lejojnë të zgjidhni të futni vlerat vetëm nga një listë e përgatitur paraprakisht. Kjo njëkohësisht përshpejton procedurën e hyrjes së të dhënave dhe mbron kundër gabimit.

Procedura e krijimit

Para së gjithash, le të kuptojmë se si të krijojmë një listë drop-down. Mënyra më e lehtë për ta bërë këtë është me një mjet të quajtur "Verifikimi i të dhënave".

Zgjidh kolonën e tabelës së tabelës, në qelizat e të cilave planifikoni të vendosni listën e drop-down. Lëviz në skedën "Data" dhe klikoni mbi butonin "Verifikimi i të dhënave". Është lokalizuar në kasetë në bllok. "Duke punuar me të dhënat".

Dritarja e mjeteve fillon. "Kontrollo vlerat". Shko te seksioni "Parametrat". Në këtë zonë "Tipi i të dhënave" zgjidhni nga lista "Lista". Pas kësaj lëvizje në fushë "Burimi". Këtu ju duhet të specifikoni një grup artikujsh për t'u përdorur në listë. Këto emra mund të futen me dorë, ose mund t'i lidhni me ta nëse ato tashmë janë vendosur në një dokument Excel diku tjetër.
Nëse përzgjidhet inputi manual, secili element i listës duhet të futet në zonë përmes një pikëpresjeje (;).
Nëse dëshironi të tërheqni të dhëna nga një tabelë ekzistuese tabelash, pastaj shkoni te fleta ku ndodhet (nëse është e vendosur në një tjetër), vendosni kursorin në zonën "Burimi" dritaret e validimit të të dhënave dhe pastaj përzgjidhni një rrjet të qelizave ku është vendosur lista. Është e rëndësishme që çdo qelizë individuale të gjendet një artikull i veçantë i listës. Pas kësaj, koordinatat e vargjeve të specifikuara duhet të shfaqen në zonë "Burimi".
Një mënyrë tjetër për të vendosur komunikimin është të caktojë një listë me një listë të emrave. Zgjidhni diapazonin në të cilin janë përcaktuar vlerat e të dhënave. Në të majtë të shiritit të formulës është hapësira e emrave. Nga default, kur zgjidhet një varg, shfaqen koordinatat e qelizës së parë të përzgjedhur. Ne, për qëllimet tona, thjesht futni emrin që ne e konsiderojmë më të përshtatshëm. Kërkesat kryesore për emrin janë se është unik brenda librit, nuk ka hapësira dhe domosdoshmërisht fillon me një letër. Tani është me këtë emër që do të identifikohet sfera që kemi identifikuar më parë.
Tani në dritaren e verifikimit të të dhënave në zonë "Burimi" duhet të vendosni karakterin "="dhe pastaj menjëherë pas kësaj futni emrin që kemi caktuar në varg. Programi identifikon menjëherë lidhjen midis emrit dhe grupit dhe tërheq listën që gjendet në të.
Por do të jetë shumë më efikase për ta përdorur listën nëse konvertohet në një tryezë të zgjuar. Në një tabelë të tillë do të jetë më e lehtë për të ndryshuar vlerat, duke ndryshuar automatikisht artikujt e listës. Kështu, kjo sferë në të vërtetë do të kthehet në një tryezë kërkimi.
Në mënyrë që të konvertohet një varg në një tabelë të mençur, përzgjidheni dhe zhvendoseni në tab "Home". Atje ne klikoni mbi butonin "Format si tavolinë"e cila vendoset në kasetë në bllok "Styles". Hapet një grup i madh stilesh. Zgjedhja e një stili të veçantë nuk ndikon në funksionalitetin e tryezës, prandaj ne zgjedhim ndonjë prej tyre.
Pas kësaj hapet një dritare e vogël, që përmban adresën e grupit të përzgjedhur. Nëse përzgjedhja është bërë si duhet, atëherë asgjë nuk duhet ndryshuar. Që nga sfera jonë nuk ka tituj, artikull "Tabela me tituj" tik-tak nuk duhet të jetë. Megjithëse në mënyrë specifike në rastin tuaj, ndoshta titulli do të zbatohet. Pra, ne duhet ta shtyjmë butonin. "OK".
Pas kësaj varg do të formatohet si një tabelë. Nëse e zgjidhni atë, mund të shihni në fushën e emrit që emri iu caktohet automatikisht. Ky emër mund të përdoret për të futur në zonë. "Burimi" në dritaren e verifikimit të të dhënave duke përdorur algoritmin e përshkruar më herët. Por, nëse doni të përdorni një emër tjetër, mund ta zëvendësoni vetëm duke shtypur në hapësirën e emrave.
Nëse lista është vendosur në një libër tjetër, atëherë për ta pasqyruar drejt atë duhet ta aplikoni funksionin iNDIREKTE. Operatori i specifikuar synon të formojë lidhje "super-absolute" për elementët e fletës në formë teksti. Në të vërtetë, procedura do të kryhet pothuajse saktësisht si në rastet e përshkruara më parë, vetëm në fushën e "Burimi" pas karakterit "=" duhet të tregojë emrin e operatorit - "Indirekt". Pas kësaj, adresa e vargut, duke përfshirë emrin e librit dhe fletës, duhet të specifikohet si një argument i këtij funksioni në kllapa. Në të vërtetë, siç tregohet në imazhin më poshtë.

Në këtë pikë ne mund të përfundojmë procedurën duke klikuar mbi butonin. "OK" në dritaren e verifikimit të të dhënave, por nëse ju pëlqen, ju mund ta përmirësoni formularin. Shko te seksioni "Mesazhet hyrëse" dritarja e verifikimit të të dhënave. Këtu në këtë zonë "Mesazhi" Ju mund të shkruani një tekst që përdoruesit do të shohin duke fluturuar mbi një artikull të listës me një listë drop-down. Ne shkruajmë mesazhin që e konsiderojmë të nevojshme.

Tjetra, shkoni te seksioni "Mesazhi i gabimit". Këtu në këtë zonë "Mesazhi" Mund të futni tekstin që përdoruesi do të vëzhgojë kur të përpiqeni të futni të dhëna të pasakta, domethënë, të gjitha të dhënat që mungojnë në listën zbritëse. Në këtë zonë "View" Ju mund të zgjidhni ikonën që do të shoqërohet nga një paralajmërim. Shkruani tekstin e mesazhit dhe klikoni mbi "OK".

Mësimi: Si të bëni një listë drop-down në Excel

Kryerja e operacioneve

Tani le të shohim se si të punojmë me mjetin që kemi krijuar më lart.

Nëse vendosim kursorin në çdo element të fletës në të cilën është aplikuar lista e zbritjes, do të shohim një mesazh informativ që kemi futur më herët në dritaren e verifikimit të të dhënave. Përveç kësaj, një ikonë trekëndësh do të shfaqet në të djathtë të qelizës. Që ajo shërben për të hyrë në përzgjedhjen e artikujve të listës. Ne klikojmë në këtë trekëndësh.

Pas klikimit mbi të, menyja nga objektet e listës do të hapet. Ai përmban të gjitha elementet që janë futur më parë përmes dritares së verifikimit të të dhënave. Ne zgjedhim opsionin që ne e konsiderojmë të nevojshme.

Opsioni i përzgjedhur shfaqet në qelizë.

Nëse përpiqemi të hyjmë në qelizë çdo vlerë që nuk është në listë, atëherë ky veprim do të bllokohet. Në të njëjtën kohë, nëse keni futur një mesazh paralajmërues në dritaren e verifikimit të të dhënave, do të shfaqet në ekran. Është e nevojshme në dritaren paralajmëruese të klikoni mbi butonin. "Cancel" dhe me përpjekjen e ardhshme për të futur të dhënat e sakta.

Në këtë mënyrë, nëse është e nevojshme, plotësoni të gjithë tabelën.

Shtimi i një elementi të ri

Por, çka nëse keni nevojë të shtoni një artikull të ri? Veprimet këtu varen nga saktësisht se ju keni formuar listën në dritaren e verifikimit të të dhënave: futeni manualisht ose u tërhoqët nga një grup tryezash.

Nëse të dhënat për formimin e listës nxirren nga tabela e tabelës, atëherë shkoni tek ajo. Zgjidh gamën e qelizës. Nëse kjo nuk është një tryezë e zgjuar, por një sasi e thjeshtë e të dhënave, atëherë duhet të futni një varg në mes të grupit. Nëse aplikoni një tabelë "të zgjuar", atëherë në këtë rast mjafton thjesht të futni vlerën e kërkuar në rreshtin e parë poshtë tij dhe ky rresht do të përfshihet menjëherë në tabelën e tabelës. Ky është avantazhi i tabelës së mençur që kemi përmendur më lart.
Por supozoni se kemi të bëjmë me një rast më kompleks, duke përdorur rangun e zakonshëm. Pra, zgjidhni qelizën në mes të grupit të specifikuar. Kjo është, mbi këtë qelizë dhe nën atë duhet të ketë edhe një linjë tjetër. Ne klikojmë në fragmentin e shënjuar me butonin e djathtë të mausit. Në menynë, zgjidhni opsionin "Ngjit ...".

Fillon një dritare ku duhet të zgjidhni një objekt të futur. Zgjidhni opsionin "Line" dhe klikoni mbi butonin "OK".

Kështu që shtohet një vijë bosh.

Ne hyjmë në atë vlerën që ne duam të shfaqim në listën zbritëse.

Pas kësaj, ne kthehemi në tabelën e tabelës në të cilën gjendet lista e drop-down. Duke klikuar në trekëndëshin në të djathtë të cilitdo qelizë në grup, ne shohim se vlera që na nevojitet iu shtua elementëve ekzistues të listës. Tani, nëse dëshironi, mund ta zgjidhni atë për ta futur atë në elementin e tabelës.

Por çfarë të bëjmë nëse lista e vlerave nuk nxirret nga një tryezë e veçantë, por është futur me dorë? Për të shtuar një element në këtë rast, gjithashtu, ka algoritmin e vet të veprimeve.

Zgjidh gjithë gamën e tabelës, elementet e të cilave janë të vendosura në listën e drop-down. Shko te tab "Data" dhe klikoni mbi butonin përsëri "Verifikimi i të dhënave" në një grup "Duke punuar me të dhënat".

Fillon dritarja e validimit të hyrjes. Lëviz në seksionin "Parametrat". Siç mund ta shihni, të gjitha parametrat këtu janë saktësisht të njëjta me ato që i kemi vendosur më herët. Ne jemi në këtë rast do të jenë të interesuar në këtë zonë "Burimi". Ne shtojmë atje në listën që tashmë ka, të ndarë nga një pikëpresje (;) vlerën ose vlerat që ne duam të shohim në listën zbritëse. Pas shtuar ne klikoni mbi "OK".

Tani, nëse hapim listën e zbritjes në një tabelë tabele, ne do të shohim vlerën e shtuar atje.

Hiq artikullin

Heqja e elementit të listës kryhet sipas algoritmit të saktë të njëjtë si shtesë.

Nëse të dhënat tërhiqen nga një tabelë, pastaj shkoni te kjo tabelë dhe klikoni me të djathtën në qelizën ku është vendosur vlera, e cila duhet të fshihet. Në menynë e kontekstit, ndalo zgjedhjen në opsionin "Fshi ...".

Dritarja për fshirjen e qelizave hapet pothuajse e njëjtë si pamë kur i shtojmë ato. Këtu përsëri e vendosim kalimin në pozitë "Line" dhe klikoni mbi "OK".

Struktura nga tabela e tabelës, siç e shohim, fshihet.

Tani ne kthehemi në tabelën ku gjenden qelizat me listën zbritëse. Ne klikojmë në trekëndëshin në të djathtë të çdo qelize. Në listën që hapet, shohim se zëri i fshirë mungon.

Çfarë duhet të bëni nëse vlerat janë shtuar në dritaren e verifikimit të të dhënave me dorë dhe jo me ndihmën e një tabele shtesë?

Zgjidh gamën e tabelës me një listë drop-down dhe shko në dritaren për të kontrolluar vlerat, siç kemi bërë më parë. Në dritaren e specifikuar, shkoni te seksioni "Parametrat". Në këtë zonë "Burimi" zgjidhni vlerën që dëshironi të fshini me kursorin. Pastaj klikoni mbi butonin fshij në tastierë.

Pasi artikulli të fshihet, kliko mbi "OK". Tani nuk do të jetë në listën e drop-down, në të njëjtën mënyrë siç pamë në opsionin e mëparshëm me tabelën.

Heqja e plotë

Në të njëjtën kohë, ka situata ku lista e drop-down duhet të hiqet tërësisht. Nëse nuk ka rëndësi për ju se të dhënat e futura janë ruajtur, atëherë fshirja është shumë e thjeshtë.

Zgjidh gjithë grupin ku gjendet lista e drop-down. Lëviz në skedën "Home". Kliko në ikonën "Clear"e cila vendoset në kasetë në bllok "Editing". Në menynë që hapet, zgjidhni pozicionin "Pastro të gjitha".

Kur të përzgjidhet ky veprim, të gjitha vlerat në elementet e zgjedhura të fletës do të fshihen, formatimi do të fshihet, dhe përveç kësaj, qëllimi kryesor i detyrës do të arrihet: lista drop-down do të hiqet dhe tani ju mund të futni ndonjë vlerë manualisht në qeliza.

Përveç kësaj, nëse përdoruesi nuk ka nevojë të ruajë të dhënat e futura, atëherë ekziston një mundësi tjetër për të fshirë listën e drop-down.

Zgjidh gamën e qelizave bosh, e cila është ekuivalente me gamën e elementëve të grupit me një listë drop-down. Lëviz në skedën "Home" dhe aty ne klikoni në ikonën "Copy"e cila është lokalizuar në kasetë në zonë "Clipboard".
Gjithashtu, në vend të këtij veprimi, mund të klikoni në fragmentin e treguar me butonin e djathtë të mausit dhe të ndalet në opsion "Copy".
Është edhe më e lehtë për të aplikuar një sërë butonash menjëherë pas përzgjedhjes. Ctrl + C.
Pas kësaj, zgjidhni atë fragment të tabelës së tabelës, ku ndodhen elementët e drop-down. Ne shtypim butonin "Fut"lokalizuar në shiritin në tab "Home" në seksionin "Clipboard".
Mundësia e dytë është të klikoni me të djathtën mbi përzgjedhjen dhe të ndaloni zgjedhjen në opsion "Fut" në një grup "Opsionet e Futjes".
Së fundi, është e mundur që thjesht të shënoni qelizat e dëshiruara dhe të shkruani një kombinim të butonave. Ctrl + V.
Për ndonjë nga të mësipërmet, në vend të qelizave që përmbajnë vlerat dhe listat e lëshimit, do të futet një fragment absolutisht i pastër.

Nëse dëshironi, në të njëjtën mënyrë, mund të futni jo një distancë të zbrazët, por një fragment kopjuar me të dhëna. Disavantazhi i listave drop-down është se nuk mund të futni manualisht të dhënat që nuk janë në listë, por mund ta kopjoni dhe ngjisni. Në këtë rast, kontrolli i të dhënave nuk do të funksionojë. Për më tepër, siç e morëm vesh, vetë struktura e listës së rënies do të shkatërrohet.

Shpesh, ju ende duhet të hiqni listën e drop-down, por në të njëjtën kohë lënë vlerat që janë futur duke përdorur atë, dhe formatimin. Në këtë rast, duhet të ndërmerren veprime më të sakta për të hequr mjetin e specifikuar të mbushjes.

Zgjidh gjithë fragmentin në të cilin ndodhen artikujt me një listë drop-down. Lëviz në skedën "Data" dhe klikoni mbi ikonën "Verifikimi i të dhënave"e cila, siç e kujtojmë, është postuar në kasetë në grup "Duke punuar me të dhënat".

Hapet një dritare e vlefshmërisë së të dhënave të njohur. Duke qenë në çdo seksion të mjetit të specifikuar, ne duhet të kryejmë një veprim të vetëm - klikoni mbi butonin. "Pastro të gjitha". Ajo është e vendosur në këndin e poshtëm të majtë të dritares.

Pas kësaj, dritarja e verifikimit të të dhënave mund të mbyllet duke klikuar butonin standard të ngushtë në këndin e sipërm të djathtë në formën e një kryq ose në butonin "OK" në fund të dritares.

Pastaj zgjidhni ndonjë nga qelizat në të cilën lista e drop-down ishte vendosur më parë. Siç mund ta shikoni, tani nuk ka as një hint kur zgjedhni elementin, as trekëndësh për të thirrur listën në të djathtë të qelizës. Por në të njëjtën kohë, formatimi dhe të gjitha vlerat e futura duke përdorur listën mbetën të paprekura. Kjo do të thotë që ne e kemi përballuar me sukses detyrën: mjet që nuk na nevojitet fshihet, por rezultatet e punës së tij mbetën të paprekura.

Siç mund ta shihni, lista drop-down mund të lehtësojë shumë hyrjen e të dhënave në tabela, si dhe të parandalojë futjen e vlerave të pasakta. Kjo do të zvogëlojë numrin e gabimeve kur plotëson tabelat. Nëse ndonjë vlerë duhet të shtohet, atëherë gjithmonë mund të kryeni procedurën e redaktimit. Opsioni i redaktimit do të varet nga metoda e krijimit. Pas mbushjes së tabelës, mund të hiqni listën zbritëse, edhe pse nuk është e nevojshme ta bëni këtë. Shumica e përdoruesve preferojnë të lënë atë edhe pas përfundimit të punës për plotësimin e tabelës me të dhëna.