Për lehtësi, klienti email i Outlook ofron përdoruesve të tij mundësinë për t'iu përgjigjur automatikisht mesazheve hyrëse. Kjo mund të lehtësojë ndjeshëm punën me postën, nëse është e nevojshme të dërgoni të njëjtin përgjigje si përgjigje ndaj emaileve hyrëse. Për më tepër, përgjigjja automatike mund të konfigurohet për të gjitha hyrjet dhe në mënyrë selektive.
Nëse keni hasur një problem të ngjashëm, atëherë ky udhëzim do t'ju ndihmojë të thjeshtoni punën me postën.
Pra, për të konfiguruar një përgjigje automatike në Outlook 2010, do të duhet të krijoni një model dhe pastaj konfiguroni rregullin përkatës.
Krijimi i një modeli të përgjigjes automatike
Le të fillojmë që nga fillimi - ne do të përgatisim një model letre që do t'u dërgohet marrësve si përgjigje.
Së pari, krijoni një mesazh të ri. Për ta bërë këtë, në skedën "Home" klikoni butonin "Krijo mesazh".
Këtu duhet të futni tekstin dhe ta formatoni nëse është e nevojshme. Ky tekst do të përdoret në mesazhin e përgjigjes.
Tani, kur të përfundoni punën me tekstin, shkoni në menunë "File" dhe aty zgjidhni komandën "Ruaj si".
Në dritaren e elementit të ruajtjes, zgjidhni "Outlook Template" në listën "Type File" dhe futni emrin e modelit tonë. Tani ne e konfirmojmë kursimin duke klikuar butonin "Ruaj". Tani dritarja e re e mesazhit mund të mbyllet.
Kjo plotëson krijimin e templates autoresponse dhe ju mund të vazhdoni të vendosni rregullin.
Krijo një rregull për t'u përgjigjur automatikisht mesazheve hyrëse
Në mënyrë që të krijoni shpejt një rregull të ri, shko te skeda Kryesore në dritaren kryesore të Outlook dhe në grupin Leviz kliko butonin Rregullat dhe pastaj zgjidhni Menaxhimin e rregullave dhe elementëve të njoftimeve.
Këtu klikojmë "New ..." dhe shkoni tek magjistari për të krijuar një rregull të ri.
Në seksionin "Filloni me një rregull të zbrazët", klikoni mbi "Aplikoni rregullin tek mesazhet që kam marrë" dhe vazhdojeni në hapin e ardhshëm duke klikuar butonin "Tjetër".
Në këtë fazë, si rregull, asnjë kusht nuk duhet të zgjidhet. Megjithatë, nëse ju duhet të personalizoni përgjigjen jo të gjitha mesazhet hyrëse, zgjidhni kushtet e nevojshme duke shënuar kutitë e zgjedhjes.
Tjetra, shkoni te hapi tjetër duke klikuar butonin e duhur.
Nëse nuk keni zgjedhur ndonjë kusht, Outlook do t'ju tërheqë vërejtjen që rregulli i porosisë do të zbatohet për të gjitha emailet hyrëse. Në rastet kur na nevojitet, konfirmojmë duke klikuar butonin "Po" ose klikoni "Jo" dhe vendosni kushtet.
Në këtë hap, ne zgjidhni veprimin me mesazhin. Pasi që ne kemi ngritur një përgjigje automatike për mesazhet hyrëse, ne kontrollojmë kutinë "Përgjigju duke përdorur modelin e specifikuar".
Në pjesën e poshtme të dritares ju duhet të zgjidhni shabllonin e dëshiruar. Për ta bërë këtë, klikoni në lidhjen "Modeli i Specifikuar" dhe vazhdoni me përzgjedhjen e vetë modelit.
Nëse në fazën e krijimit të një shablloni të mesazhit nuk e keni ndryshuar rrugën dhe e keni lënë gjithçka nga default, atëherë në këtë dritare mjafton të zgjidhni "Templates në sistemin e skedarëve" dhe shablloni i krijuar shfaqet në listë. Përndryshe, duhet të klikoni në butonin "Shfleto" dhe të hapni dosjen ku e keni ruajtur skedarin me modelin e mesazhit.
Nëse përzgjidhet veprimi i dëshiruar dhe skedari i skedarit është zgjedhur, mund të vazhdoni me hapin tjetër.
Këtu mund të vendosni përjashtime. Kjo është, ato raste kur përgjigja automatike nuk do të funksionojë. Nëse është e nevojshme, atëherë zgjidhni kushtet e nevojshme dhe përshtatni ato. Nëse nuk ka përjashtime në rregullin tuaj automatik të përgjigjes, pastaj shkoni te hapi i fundit duke klikuar butonin "Tjetër".
Në të vërtetë, nuk ka nevojë të konfiguroni asgjë këtu, kështu që menjëherë mund të klikoni butonin "Finish".
Tani, në varësi të kushteve dhe përjashtimeve të konfiguruara, Outlook do të dërgojë modelin tuaj në përgjigje të emaileve hyrëse. Megjithatë, mjeshtri i sundimit siguron vetëm një përgjigjje automatike për secilin marrës gjatë një sesioni.
Kjo është, sapo të filloni Outlook, sesioni fillon. Ai përfundon në daljen nga programi. Kështu, ndërsa Outlook po punon, nuk do të ketë përgjigje të përsëritur për adresuesin i cili ka dërguar disa mesazhe. Gjatë sesionit, Outlook krijon një listë të përdoruesve të cilëve u është dërguar një përgjigje automatike, e cila ju lejon të shmangni ri-dërgimin. Por, nëse mbyllni Outlook dhe pastaj hyni përsëri, kjo listë është rivendosur.
Në mënyrë që të çaktivizoni përgjigjen automatike për mesazhet hyrëse, thjesht hiqni provigën automatike të përgjigjjes në dritaren "Rregullat dhe Administrimet e njoftimeve".
Duke përdorur këtë udhëzim, mund të konfiguroni përgjigje automatike në Outlook 2013 dhe versionet e mëvonshme.
